구매 벤치마킹으로 비용을 절감하고, 리스크를 줄이고, 앞서 나가자

(출처: ImagePulse/stock.adobe.com; AI로 생성)

2025년 6월 18일

평소보다 15% 저렴한 가격에 마이크로컨트롤러 제품군을 구매했는데, 지연, 통관 수수료, 예상치 못한 비용 등으로 그 "핫딜"은 실패로 이어졌다.

그렇기 때문에 구매 벤치마킹은 단순히 단가만을 고려하는 것이 아니다. 총소유비용(TCO), 공급업체 신뢰성, 그리고 리스크 완화를 모두 고려해야 한다.

이 글에서는 구매 전문가가 벤치마킹을 구현하여 비용이 많이 드는 예상치 못한 상황을 피하고 가치를 극대화할 수 있는 방법을 살펴본다.

구매 벤치마킹이란 무엇인가?

전자 부품 구매 과정에서 모든 결정은 최종 제품의 전체 비용, 일정, 및 신뢰성에 영향을 미친다. 구매 벤치마킹은 단가, 공급업체 성과, 품질, 및 리스크 요소를 비교하여 데이터 기반 구매 결정을 내리는 과정이다. 가정이나 추측에 의존하는 대신, 구매자는 벤치마킹을 통해 가장 낮은 리스크로 최고의 가치를 확보할 수 있다.

단가 동향, 납기 기간, 품질 평가, 및 주문 이행 상황을 추적하는 것은 구매 담당자가 지연을 최소화하고 더 좋은 가격을 협상하며 공급업체와의 관계를 강화하는 데 도움을 준다. 또한 프로세스 내의 비효율성을 발견하는 데 기여하며, 계약 협상 시 더 나은 결정을 내리기 위한 배경 지식을 제공한다.

구매 벤치마킹 수행 과정은?

구매 벤치마킹은 공급업체의 단가, 납품 기간, 품질 성과 등 지표를 추적하여 전문가들이 표준화된 평가 방법을 통해 공급업체를 평가하고 더 나은 구매 결정을 내릴 수 있도록 돕는다. 단가, 납품 기간, 품질 성과를 모니터링하면 구매 담당자가 시간 경과에 따른 신뢰성을 분석하는 데 도움이 된다. 이는 스프레드시트를 사용하여 공급업체를 비교하거나 소프트웨어를 활용해 가장 우수한 가치를 찾는 방식으로 수행될 수 있다.

이 데이터를 추적할 때 명확한 목표를 설정하는 것도 중요하다. 예를 들어, 목표에는 결함률을 1% 미만으로 유지하거나 정시 배송률을 95% 이상으로 유지하는 것이 포함될 수 있다.

이러한 정보를 적용함으로써 구매팀은 더 나은 조건을 협상하고 리스크를 줄여 더 효율적인 구매 전략을 수립할 수 있다.

벤치마킹의 효과를 극대화하려면 핵심 성과 지표(KPI)에 집중해야 한다(표 1).

표 1. 주요 KPI 및 관련 고려 사항

비용이 많이 드는 구매 오류 방지

경험이 풍부한 구매자들도 흔한 함정에 빠지기 쉬운데, 벤치마킹을 통해 이를 예방할 수 있다. 이제 주요 함정에 대해 살펴보고 벤치마킹이 이를 어떻게 피하는 데 도움이 되는지 알아본다.

• 최저 가격 함정: 이전 예시와 마찬가지로, 기업에서는 부품 단가를 15% 낮게 제시할 수 있지만, 예상치 못한 수수료와 느린 배송으로 인해 좋지 못한 선택지가 될 수 있다. 벤치마킹은 총 도착 비용(단가 + 수수료 + 납기 기간)을 비교함으로써 숨은 비용까지 보여준다.

핵심 요점: 단가만이 아니라 TCO도 벤치마킹한다.

• 백오더의 악몽: 주문이 접수되었지만, 나중에 해당 부품의 납기일이 16주 후라는 사실을 알게 된다.

핵심 요점: 벤치마킹을 통해 과거의 납기 시간을 추적하여 신뢰할 수 없는 공급업체를 식별할 수 있다.

• 위조 부품 문제: 저비용 공급업체로부터 추적 불가능한 부품을 주문했는데, 이 부품들이 생산 과정에서 고장이 나 비용이 많이 드는 재작업이 발생한다.

핵심 요점: 벤치마킹을 통해 어떤 유통업체가 공인 유통기업이며 신뢰할 수 있는지 확인한다.

이들은 구매 프로세스에서 흔히 발생하는 문제 중 일부에 불과하다. 전체적인 핵심 요점은 다음과 같다: 벤치마킹은 문제가 발생하기 전에 구매 전문가들이 전략적이고 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있도록 도와준다.

벤치마킹 방법

프로세스와 측정 지표를 확인했으면, 이제 벤치마킹 프로세스를 단계별로 살펴본다.

1단계: 올바른 데이터 수집

• 단가 추세와 공급업체 성과를 추적한다.
• 결함률과 대응 시간을 모니터링한다.
• 시장 기준과 비교하여 가격을 분석하기 위해 산업 보고서 및 가격 분석 도구를 활용한다.

2단계: 데이터 구성 및 공급업체 성과 비교

• 스프레드시트, 대시보드 또는 구매 소프트웨어를 사용하여 데이터를 간편하게 비교한다.
• 평가 기준(예: 비용, 리드타임, 위험)을 표준화한다.

3단계: 구매 도구를 활용한 프로세스 자동화

• 실시간 단가 변동을 관찰하여 단가와 추세를 모니터링한다.
• 정시 납품 및 결함률을 측정하여 공급업체의 성과를 파악한다.
• 리스크 및 규정 준수 알림을 통합하여 재정적 또는 규제적 리스크가 있는 공급업체를 파악한다.

참고: 이 프로세스 단계에 자동화를 추가하면 시간이 절약되고 인적 리스크가 줄어들어 이점이 따른다.

4단계: 측정 가능한 벤치마크 설정 및 실행

명확한 기준이 설정되면 모든 사람에게 책임이 부여될 수 있다. 이러한 기준은 지속적인 개선을 가능하게 한다. 다음은 기업에 적용할 수 있는 몇 가지 유형의 예시이다.

• 6개월 안에 PPV를 5% 줄인다.
• 정시 납품률을 95% 이상으로 유지한다.
• 공급업체 결함률을 1% 미만으로 유지한다.

더 스마트한 구매는 데이터에서 시작된다

"스마트 구매"라는 용어는 단순히 최저가를 찾는 것을 의미하지 않는다. 스마트 구매 프로세스를 구현한다는 것은 공급업체의 성과를 추적하고, 구매 전략을 최적화하며, 리스크를 최소화하는 것을 의미한다. 벤치마킹은 비용을 절감하고 공급망 신뢰성을 향상하는 동시에 값비싼 실수를 방지하여 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 된다. 중요한 KPI를 지속적으로 모니터링하면 구매 프로세스를 강력하고 효율적으로 유지하는 데 도움이 되는 더 나은 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있다.