디지털 혁신과 자동화의 시대, 구매 효율성의 새로운 길을 열다

February 23, 2025

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(출처: Murrstock/Stock.adobe.com)

전자 부품 구매는 경쟁이 치열하고, 빠르게 변화하며, 급속도로 진화 중인 산업이다. 업계 전문가들은 다양한 원인으로 인해 많은 비효율성이 야기된다는 점을 인정하고 있으며, 구매 전문가들은 단순히 시장을 따라잡는 데 그치지 않고, 적극적으로 앞서 나가기 위해 이 같은 비효율성을 파악하고, 이해하며, 줄여나가야 한다.

비효율성의 일반적인 원인

전자 부품 산업에서 공급망 관리는 탑다운 방식에 있어 중요한 역할을 한다. 글로벌화된 공급망은 인플레이션, 지정학적 긴장 상태, 자연 재해, 급변하는 규제와 같은 예상치 못한 글로벌 이슈 와 함께 정상적 또는 비정상적인 시장 변동에 가세하여, 공급업체에서 제조업체 및 최종 고객에게 전자 부품을 공급하는 것을 위협한다. 효율적이고 효과적인 공급망 관리는 산업의 회복탄력성에 매우 중요하다.

비효율적인 계획은 공급 차질과 리드 타임의 증가를 초래한다. 일반적인 상황에서는 효율적인 계획이 필수이다. 하지만 계획의 부재는 예상치 못한 국가적, 세계적, 심지어 지역적 사건과 결합될 때 더욱 커다란 파장을 일으킨다. 과잉 재고와 재고 부족, 긴급 소싱, 그리고 운영 및 운송 비용 상승은 수익성과 직결된 모든 당사자들에게 영향을 끼친다.

명확한 커뮤니케이션이 이루어지지 않으면 요구 사항과 사양에 대한 혼란이 발생하고 이는 오류, 지연, 품질 문제로 직결되는 경우가 많다. 커뮤니케이션 오류는 종종 전자 부품의 주문 및 제조 오류, 지연, 재작업, 비용 상승, 심지어 제품 고장으로 이어지기도 한다. 또한 원활하지 못한 커뮤니케이션은 효율적인 의사 결정이나 조정, 공급망의 민첩성에도 영향을 미친다.

구매 업무에서는 '간섭을 최소화한(hands-off)' 접근 방식이 더 나은데, 이는 '직접 개입하는(hands-on)' 방식이 수동적인 프로세스를 더 많이 사용하게 되기 때문이다. 종이 인보이스와 구매 주문서에 맞춰 수동으로 인보이스를 대조하는 방식은 여전히 사용되고 있지만, 이는 비용이 발생하는 방식이다. 재거(Jaggaer)의 2024 조달 현황 보고서(The State of Procurement 2024)에 따르면 응답자의 42%는 고도의 수동 프로세스와 전략적 사고를 위한 시간 부족이 구매 과정의 발목을 잡고 있다고 답했다.[1] 많은 기업들이 가능한 한 많은 구매 프로세스를 자동화하는 것에 대한 실효성을 이해하고 있지만, 실질적으로 자동화는 여전히 '먼 미래의 일'로 여겨지고 있다. 인공 지능(AI)이 구매 솔루션에 점점 더 많이 사용되고 있다는 점을 고려하면, 기업들 간의 기술 격차는 점점 더 벌어질 수밖에 없다.

비효율성에 대한 주요 원인을 조사할 때, 구매 전문가에서 공급업체에 이르기까지 참가자들에게 몇 단계를 수행하도록 요청하고 있는가? 이와 같은 과정에서 발생할 수 있는 비효율성을 어떻게 줄일 수 있는지 생각해보자.

감사를 통해 비효율성 파악하기

구매 절차에서 효율성, 효과성, 규정 준수를 끌어내는 한 가지 방법은 감사를 수행하는 것이다. 감사에는 내부 통제, 공급업체 모집, 협상, 선정, 구매 주문 및 계약 관리, 계약 준수, 운영 효율성이 포함된다.

감사는 시간이 걸리며 반복적으로 이루어져야 한다. 감사팀은 계약서, 구매 기록, 기존 구매 프로세스의 단계, 입찰 평가, 계약 관리, 불일치 및 그 발생 원인, 병목 현상 등을 검토하는 임무를 맡는다. 이 감사는 조직이 규정을 준수하고, 리스크를 최소화하며, 구매 관행을 개선함으로써 지속적으로 나아질 수 있도록 하는 것을 목표로 한다.

감사 준비를 할 때는 최신 사항이 반영된 구매 정책 및 절차, 공급업체 계약 및 합의서, 구매 주문서(및 각 구매 주문서에 대한 증빙 서류), 인보이스 및 지불 기록, 입고 및 배송 기록, 공급업체 프로필, 공급업체 성과 평가와 같은 기록을 수집한다. 다른 유용한 자료로는 평가 기준과 공급업체 점수 기록, 서신, 승인 프로세스, 이전 감사 결과로 취해진 조치(또는 아직 취하지 않은 조치), 구매 예산 등 내부 프로세스 제어 기록이 포함될 수 있다.

자료 수집을 완료했으면, 감사는 다음과 같은 단계를 따라야 한다:

책임 감사원을 임명하고 팀원에게 권한을 위임하여 감사팀을 구성한다.
이해관계자들과 인터뷰를 진행한다.
구매 프로세스 상의 문제점을 파악한다.
심층적인 구매 분석을 수행한다.
공급업체 관계, 계약, 윤리적 공급업체 선정 관행 등을 검토한다.
기존의 내부 통제 시스템을 검토한다.
프로세스 외 지출을 조사한다.
교육을 평가한다.

그 결과로 나온 분석은 구매가 정책, 표준, 법적 요구 사항에 부합하도록 보장해야 한다. 워크플로우 상의 장애물을 파악하고, 최적의 구매 효율성을 위한 통제 효과를 평가하며, 품질을 유지하면서 생산성을 극대화하기 위해 인력, 기술, 예산 등 자원의 사용을 평가해야 한다. 또한, 위험 요소의 식별과 평가도 포함되어야 한다.

구매에서 가장 중요한 자산 중 하나는 구매 담당 직원 그 자체이다. 그들은 부품 구매 과정에서 겪는 문제점을 파악하고, 실용적인 통찰력을 얻기 위해 설문조사를 실시하고, 모범 사례와 신기술에 대한 교육을 받고, 개선 사항을 수용하기 위해 긍정적인 방식으로 도전해야 한다.

분석이 완료되면 보고서 결과를 제시하고 향후 진행을 위한 추적 가능하면서도 업데이트된 방법을 추천해야 한다.

구매 분석은 과거를 이해하는 동시에 미래를 안내하는 방법을 제공한다. 그리 멀지 않은 과거의 경우, 구매 분석은 과거 구매 지출이나 공급업체 실적과 같은 기록에 초점이 맞추어졌다. 이제 초점은 디지털 전환에 직면한 구매 조직의 증가하는 요구를 충족하는 자동화되고 처방적인 의사 결정으로 옮겨가고 있다. 구매 분석가들은 이제 구매 조직 외부의 데이터를 포함하여 분석한다.

구매 분석의 이점에는 향상된 예측, 예산 관리, 리스크 완화, 중단 관리 등이 포함된다. 분석을 실시하면 성과 벤치마킹은 물론 품질 관리 및 성과 개발에 대한 심층적인 조사가 가능하다. 마지막으로, 구매 분석은 통합, 우선순위 지정 및 집중을 위한 미래의 기회를 알려준다.

자동화 및 디지털화

기술을 적절히 활용하지 않거나 전혀 사용하지 않으면 구매 업무에 지장을 초래할 수 있다. 막대한 양의 귀중한 데이터를 추출하는 일은 어렵지만, 다양한 내부 및 외부 소스에서 데이터를 추출하는 것은 더 어려울 수 있다. 따라서 아직 자동화를 도입하지 않았거나 초기 단계에 있는 기업이라면, 구매 소프트웨어를 평가하고 선택하는 것이 우선 과제이다. 다음은 주의해야 할 몇 가지 주요 사항들이다:

지출 분류와 마스터 데이터 관리에만 집중하기보다는, 전략적 통찰력을 확보하는 데 주력해야 한다.
구매를 높은 수준에서 조망하면서도 세부 사항을 꼼꼼히 살필 수 있는 균형이 필요하다. 거래 과정 전반의 데이터 투명성을 지원하는 대시보드를 도입하는 것이 중요하다.
고객 참고 사례를 꼼꼼히 검토한다.
IT, 법무, 재무 등 조직 내 관련 부서들과 협의하여 소프트웨어 평가에 참여시킨다.

실질적인 효율성을 확보하기 위해서는 구매 프로세스의 자동화가 필수적이다. 하지만 어디서부터 시작해야 할까?

자동화하기 가장 쉬운 세 가지 구매 프로세스는 인보이스 처리, 외상 매입금 관리, 그리고 결제 정산이다. 하지만 이는 시작에 불과하다. 디지털 전환을 추진함으로써 구매 패턴을 분석하고 전략을 세우며, 프로세스를 간소화하고 정보를 공유할 수 있다. 이는 정확한 실시간 데이터 활용으로 이어진다.

구매 소프트웨어 및 디지털 도구는 디지털 전환의 핵심으로, 효율성과 성공적인 결과를 창출하는 데 중요한 역할을 한다. 여기에는 전자 구매 시스템, 공급업체 관리 플랫폼, 계약 관리 솔루션, 지출 분석 등이 포함된다. 이제 기업들은 구매 활동에 AI를 도입하는 데 필요한 소프트웨어와 도구에 주의를 기울일 필요가 있다. AI 기반의 디지털 혁신 은 효율성, 혁신, 전략적 가치 창출을 위한 새로운 기회를 제공한다.